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2015年5月30日 星期六

淺談無紙化(一)----------[無紙化] VS [數位化]

[無紙化] VS [數位化] 


先談[表單系統化]      

       [無紙化]跟俗稱[數位化][電子化]有什麼不同? 先從一個最簡單[費用報支]的例子來說明,傳統 [費用報支],企業內部會設計一張費用報支的標準格式紙本,上面填寫費用金額細項跟目的,然後黏貼上相關費用收據或發票(比如計程車車資收據),然後經過一定幾個可能主管蓋章,最後才能送會計部門請領費用。

示意圖():
   請領人        ---->    簽核主管           ---->  會計單位
   (一張申請單)        (一張申請單)              (一張申請單)
   (費用單據)            (費用單據)                  (費用單據)         

十幾年前企業因為電腦PC普及,第一波作的通常就是我們俗稱把[表單系統],不再人工填表,表格是在電腦(螢幕畫面上)


[表單系統化效益]

那我們先看這一階段省了甚麼工?加速了甚麼企業效率?
 
[1]請領人手寫改成電腦鍵盤輸入-手寫可能不小心把0寫得太草寫成了6 ,資料正確性當然增加了(犯錯率減少了)
[2] 節省了會計人員電腦鍵盤輸入:以前是會計人員收到申請,登打輸入會計系統,現在有機會直接從系統中帶出這一筆費用報支,會計人員終於可以同時時間處理多筆費用報支。(PS有時候電腦化其實一種工作轉移~~~~)

[電子簽核系統]

爾後網路開始普及,因此企業內部環境還是變化,會計部門設在總部,企業員工散布全省各地,什麼都靠內部員工傳遞,那時候開始流行一種企業應用系統,英文:[Flow Engine ]所謂[電子簽核系統],主管間簽核改在系統上簽核,這一階段省了甚麼工?又加速了甚麼企業效率?
[1]在網路上流通速度,鐵定比紙本在實體世界流通快,如果是高雄跟台北間傳遞,至少就是6小時時間距離。


[無紙化]

以上述費用處理為例子,會計單位通常會要求保留原始憑證以備偉大政府或外部會計審計單位稽核,所以最極致處理,把原始憑證掃描然後隨著[電子簽核]系統,簽核過程中,相關人員都在系統上瀏覽,最後再將原始憑證寄送會計單位歸檔。其實掃描原始憑證的方式,讓所有相關人員在處理過程中,都不再有紙張存在,就是一種[無紙化]

以費用報支這個例子,最後剩下紙就是原始憑證,因此[電子發票]最終目的,連原始憑證都在網路上,所有相關單位都不需要一定要印出紙本當作必要證明文件時,紙張就才會在這個處理流程完整消失。(政府推電子發票,原意應該不再需要有實體憑證,短期內大家還是喜歡請超商印出電子發票憑證)

好說到這,那[無紙化]沒什麼阿??將原始憑證掃描也不是近幾年才出現科技,那企業為什麼需要作[無紙化]? 哪些企業需要作[無紙化]?? 下面幾篇文章 我們再來談談。

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後記:(任何電腦化或系統化過程,目地提升企業執行效率,老闆是要做重大決策,作重大決策千萬不要求快,一個念頭影響百個員工、千個家庭,身為一個忠誠的員工,千萬別去逼老闆要去電腦處理事情,老闆還是把時間花在高爾夫球場上,保持心情愉快最重要。